Personal Information Management (PIM) merupakan kegiatan terkait
pengelolaan informasi personal. Setiap orang memiliki cara sendiri dalam
mengelola informasi personal. PIM menurut Jones dan Teevan (2007) “is intended to support the activities we,
as individuals, perform to order our daily lives through the acquisition,
organization, maintenance, retrieval, and sharing information”[1]
 |
| http://www.paulberden.nl |
PIM dimaksudkan untuk membantu kita, secara individual, untuk melakukan
pengaturan pada aktivitas keseharian kita melalui penerimaan, pengorganisasian,
pemeliharaan, temu kembali, dan penyebaran informasi. Cakupan dalam PIM bisa menjadi sangat luas, termasuk
didalamnya informasi yang ada dalam komputer; arsip kertas; maupun kombinasi
pada keduanya.[2]
Kemudian seiring dengan perkembangan penggunaan perangkat digital lainnya, seperti
smartphone, PIM ini juga dapat diaplikasikan
untuk meningkatkan efektifitas penggunaannya.
Woerndl, Gorh, dan Hristov (2009) mengatakan bahwa pengelolaan
informasi di perangkat mobile lebih
rumit dibandingkan dengan pengelolaan informasi dalam desktop. Ini dikarenakan perangkat mobile memiliki limitasi terhadap network bandwidth, storage capacities, displays dan input capabilities. Contohnya, pengguna
memiliki keterbatasan dalam menelusur langsung ke beberapa hasil pencarian
sekaligus terkait dengan layar yang kecil pada perangkat mobile tersebut.[3]
 | |
| http://www.emarketer.com |
Seperti kita ketahui bersama, pengguna
smartphone terus meningkat dari tahun ke tahun. Berdasarkan data dari eMarketer.com yang dirilis pada akhir tahun 2104, bahwa pada tahun 2016 (sekarang) akan ada dua
miliar pengguna smartphone aktif di seluruh dunia.[4]
Menurut laporan ini, Indonesia akan melampaui 103 juta pengguna smartphone
aktif pada tahun 2018, dan akan menjadikannya negara dengan populasi pengguna
smartphone terbesar keempat di dunia (setelah China, India, dan Amerika
Serikat).
Laporan ini dapat pula menjadi
dasar bagi penelitian tentang berbagai hal yang terkait dengan penggunaan smartphone, termasuk juga mengenai Mobile Personal Information Management
(MPIM). Smartphone memungkinkan orang untuk mengakses dan memproduksi
informasi kapan saja, dimana saja. Sehingga pada perkembangannya, smartphone saat ini bisa dikatakan
sebagai sebuah platform baru dalam PIM.
 |
| dok. pribadi |
Pengguna smartphone – dalam kaitannnya dengan PIM
– memiliki berbagai aplikasi untuk membantu dalam pengelolaan informasi personal.
Aplikasi yang paling familiar dan pasti dimiliki oleh semua smartphone adalah ‘Contacts’. Setiap orang
bisa saja memiliki cara yang berbeda dalam menyimpan data personal. Permasalahan
klasik yang seringkali muncul dalam penyimpanan data kontak personal adalah data
tersebar ke dalam beberapa aplikasi. Contoh kasus sebagai simulasi, misalnya
kita menyimpan nomor telepon seseorang dalam aplikasi ’contacts’ dan data lainnya (misalnya alamat rumah atau instansi)
kita simpan dalam aplikasi lain (misalnya aplikasi ‘notes’). Suatu hari kita ingin melakukan recall
terhadap data tersebut, namun yang kita ingat hanyalah asal instansi orang
tersebut, bukan namanya. Kita akan menemukan kesulitan dalam proses temu
kembali informasi ini, karena kita perlu melihat dulu catatan yang kita tulis
dalam‘notes’ untuk kemudian menelusur ke aplikasi ‘contacts’ atau sebaliknya. Padahal, dalam
aplikasi ‘contacts’ sudah disediakan
tautan untuk melengkapi data personal, seperti
alamat, intansi, nickname, website, tanggal lahir, dll. Fasilitas ini
seharusnya bisa memudahkan proses temu kembali jika sejak awal kita dapat
memaksimalkan penggunaan aplikasi ini untuk pengelolaan data personal.
 |
| dok. pribadi |
Contoh lain adalah pengulangan data yang serupa yang malah menambah
penuh ruang penyimpanan di perangkat tersebut (lihat ilustrasinya dalam
gambar di samping). Ini merupakan salah satu contoh ketidakefektifan dalam manajeman data
personal. Informasi yang terpisah dalam beberapa record dengan nama yang serupa seharusnya dapat dijadikan dalam
satu record saja.
Priyanto
(2016) dalam perkuliahan Isu-Isu
kontemporer Informasi menyampaikan bahwa kurangnya pengetahuan tentang
pentingnya suatu informasi untuk waktu yang akan datang, membuat informasi
sulit untuk disimpan dan diorganisasi secara efektif. Dan lebih lanjut dalam
isu PIM ini, sedikit sekali kajian
tentang bagaimana orang yang sama mengorganisasi informasi-informasi yang berbeda
(foto, makalah, dokumen, dsb. Beberapa kajian yang sudah ada misalnya: (1) Orang
hampir tidak pernah menilai cara mereka mengorganisasi informasi; (2) Orang
mengeluh perlunya mengorganisasi informasi yang berbeda-beda; (3) Orang tidak
konsisten dengan cara mengorganisasi informasi, dalam waktu atau pendekatan
yang berbeda; (4) Orang kadang menghabiskan waktu untuk mengurus berbagai jenis
informasi yang dimiliki – kirim informasi ke email pribadi, menyimpan email
dalam folder, membuat folder dan sub-folder di ‘MyDocument’ dll.[5]
Ini bisa menjadi kajian menarik dalam penelitian yang lebih kompehensif
terutama pada mobile personal information
management. Tertarik?
Meningkatnya jumlah informasi yang tersedia, tidak menjadikan kita semakin tahu apa yang kita simpan -- Ida F. Priyanto, 2016
[1]
Jones, W. and Teevan, J. 2007. Personal
Information Management. Seattle: University of Washington Press.
[2] Lina Zhou, Ammar S. Mohammed, and
Dongsong Zhang, “Mobile Personal Information Management Agent: Supporting
Natural Language Interface and Application Integration,” Information
Processing & Management 48, no. 1 (January 2012): 23–31,
doi:10.1016/j.ipm.2011.08.008.
[3] Wolfgang Woerndl, Georgh Groh, and
Aleksandar Hristov, “Individual and Social Recommendation for Mobile Semantic
Personal Information Management,” International on Advances in Internet
Technology (2), no. 2 & 3 (2009): 215–26.
[4] http://www.emarketer.com/Article/2-Billion-Consumers-Worldwide-Smartphones-by-2016/1011694
[diakses pada tanggal 3 Oktober 2016]
[5] Priyanto,
Ida F. 2006. Materi Perkuliahan “Isu Informasi Kontemporer: Memory, Cognition, & Disruptive Technology (part 2)”. Yogyakarta:
MIP Universitas Gadjah Mada
