#6 - Mobile Personal Information Management

Personal Information Management (PIM) merupakan kegiatan terkait pengelolaan informasi personal. Setiap orang memiliki cara sendiri dalam mengelola informasi personal. PIM menurut Jones dan Teevan (2007) “is intended to support the activities we, as individuals, perform to order our daily lives through the acquisition, organization, maintenance, retrieval, and sharing information”[1]

http://www.paulberden.nl

PIM dimaksudkan untuk membantu kita, secara individual, untuk melakukan pengaturan pada aktivitas keseharian kita melalui penerimaan, pengorganisasian, pemeliharaan, temu kembali, dan penyebaran informasi. Cakupan dalam PIM bisa menjadi sangat luas, termasuk didalamnya informasi yang ada dalam komputer; arsip kertas; maupun kombinasi pada keduanya.[2] Kemudian seiring dengan perkembangan penggunaan perangkat digital lainnya, seperti smartphone, PIM ini juga dapat diaplikasikan untuk meningkatkan efektifitas penggunaannya. 

Woerndl, Gorh, dan Hristov (2009) mengatakan bahwa pengelolaan informasi di perangkat mobile lebih rumit dibandingkan dengan pengelolaan informasi dalam desktop. Ini dikarenakan perangkat mobile memiliki limitasi terhadap network bandwidth, storage capacities, displays dan input capabilities. Contohnya, pengguna memiliki keterbatasan dalam menelusur langsung ke beberapa hasil pencarian sekaligus terkait dengan layar yang kecil pada perangkat mobile tersebut.[3]

http://www.emarketer.com

Seperti kita ketahui bersama, pengguna smartphone terus meningkat dari tahun ke tahun. Berdasarkan data dari eMarketer.com yang dirilis pada akhir tahun 2104, bahwa pada tahun 2016 (sekarang) akan ada dua miliar pengguna smartphone aktif di seluruh dunia.[4] Menurut laporan ini, Indonesia akan melampaui 103 juta pengguna smartphone aktif pada tahun 2018, dan akan menjadikannya negara dengan populasi pengguna smartphone terbesar keempat di dunia (setelah China, India, dan Amerika Serikat).

Laporan ini dapat pula menjadi dasar bagi penelitian tentang berbagai hal yang terkait dengan penggunaan smartphone, termasuk juga mengenai Mobile Personal Information Management (MPIM). Smartphone memungkinkan orang untuk mengakses dan memproduksi informasi kapan saja, dimana saja. Sehingga pada perkembangannya, smartphone saat ini bisa dikatakan sebagai sebuah platform baru dalam PIM. 

dok. pribadi

Pengguna smartphone – dalam kaitannnya dengan PIM – memiliki berbagai aplikasi untuk membantu dalam pengelolaan informasi personal. Aplikasi yang paling familiar dan pasti dimiliki oleh semua smartphone adalah ‘Contacts’.  Setiap orang bisa saja memiliki cara yang berbeda dalam menyimpan data personal. Permasalahan klasik yang seringkali muncul dalam penyimpanan data kontak personal adalah data tersebar ke dalam beberapa aplikasi. Contoh kasus sebagai simulasi, misalnya kita menyimpan nomor telepon seseorang dalam aplikasi ’contacts’ dan data lainnya (misalnya alamat rumah atau instansi) kita simpan dalam aplikasi lain (misalnya  aplikasi ‘notes’). Suatu hari kita ingin melakukan recall terhadap data tersebut, namun yang kita ingat hanyalah asal instansi orang tersebut, bukan namanya. Kita akan menemukan kesulitan dalam proses temu kembali informasi ini, karena kita perlu melihat dulu catatan yang kita tulis dalam‘notes’ untuk kemudian menelusur ke aplikasi ‘contacts’ atau sebaliknya. Padahal, dalam aplikasi ‘contacts’ sudah disediakan tautan untuk melengkapi data personal, seperti alamat, intansi, nickname, website, tanggal lahir, dll. Fasilitas ini seharusnya bisa memudahkan proses temu kembali jika sejak awal kita dapat memaksimalkan penggunaan aplikasi ini untuk pengelolaan data personal.

dok. pribadi

Contoh lain adalah pengulangan data yang serupa yang malah menambah penuh ruang penyimpanan di perangkat tersebut (lihat ilustrasinya dalam gambar di samping). Ini merupakan salah satu contoh ketidakefektifan dalam manajeman data personal. Informasi yang terpisah dalam beberapa record dengan nama yang serupa seharusnya dapat dijadikan dalam satu record saja.

Priyanto (2016) dalam perkuliahan Isu-Isu kontemporer Informasi menyampaikan bahwa kurangnya pengetahuan tentang pentingnya suatu informasi untuk waktu yang akan datang, membuat informasi sulit untuk disimpan dan diorganisasi secara efektif. Dan lebih lanjut dalam isu PIM ini, sedikit sekali kajian tentang bagaimana orang yang sama mengorganisasi informasi-informasi yang berbeda (foto, makalah, dokumen, dsb. Beberapa kajian yang sudah ada misalnya: (1) Orang hampir tidak pernah menilai cara mereka mengorganisasi informasi; (2) Orang mengeluh perlunya mengorganisasi informasi yang berbeda-beda; (3) Orang tidak konsisten dengan cara mengorganisasi informasi, dalam waktu atau pendekatan yang berbeda; (4) Orang kadang menghabiskan waktu untuk mengurus berbagai jenis informasi yang dimiliki – kirim informasi ke email pribadi, menyimpan email dalam folder, membuat folder dan sub-folder di ‘MyDocument’ dll.[5] Ini bisa menjadi kajian menarik dalam penelitian yang lebih kompehensif terutama pada mobile personal information management. Tertarik?

Meningkatnya jumlah informasi yang tersedia, tidak menjadikan kita semakin tahu apa yang kita simpan -- Ida F. Priyanto, 2016

Referensi:

---

[1] Jones, W. and Teevan, J. 2007. Personal Information Management. Seattle: University of Washington Press.

[2] Lina Zhou, Ammar S. Mohammed, and Dongsong Zhang, “Mobile Personal Information Management Agent: Supporting Natural Language Interface and Application Integration,” Information Processing & Management 48, no. 1 (January 2012): 23–31, doi:10.1016/j.ipm.2011.08.008.

[3] Wolfgang Woerndl, Georgh Groh, and Aleksandar Hristov, “Individual and Social Recommendation for Mobile Semantic Personal Information Management,” International on Advances in Internet Technology (2), no. 2 & 3 (2009): 215–26.

[4] http://www.emarketer.com/Article/2-Billion-Consumers-Worldwide-Smartphones-by-2016/1011694 [diakses pada tanggal 3 Oktober 2016]

[5] Priyanto, Ida F. 2006. Materi Perkuliahan “Isu Informasi Kontemporer: Memory, Cognition, & Disruptive Technology (part 2)”. Yogyakarta: MIP Universitas Gadjah Mada